¿Qué son las notas de cierre?
Una capa adicional de control y trazabilidad al resolver conversaciones.
Las notas de cierre son un conjunto de campos que se solicitan al momento de marcar una conversación como resuelta. A diferencia del comportamiento tradicional (donde solo se marca como resuelto), esta funcionalidad agrega control, trazabilidad y estandarización a cada cierre.
Video tutorial
Acompaña la guía con este paso a paso en video.
1 Definir el motivo del cierre mediante etiquetas predefinidas o personalizadas.
2 Registrar un resumen de la conversación de forma manual o con ayuda de IA.
3 Estandarizar el cierre de todas las interacciones dentro del equipo.
¿Por qué es importante usarla?
Cuatro razones clave para activar las notas de cierre en tu operación.
📌 Mejor control operativo Cada conversación tendrá un motivo claro de cierre, evitando ambigüedades y cierres sin información.
📊 Mejor análisis de resultados Identifica patrones: conversaciones no respondidas, ventas realizadas, leads interesados o problemas recurrentes.
🤝 Estandarización del equipo Todos los agentes seguirán el mismo proceso de cierre, mejorando la consistencia y calidad del servicio.
⚡ Optimización del tiempo Gracias al resumen automático con IA, se reduce el tiempo de documentación manual en operaciones de alto volumen.
Activación de las notas de cierre
La configuración es independiente por canal.
La configuración se realiza por canal, lo que permite adaptar el comportamiento según el tipo de atención. Puedes activarla en WhatsApp, Instagram, Messenger u otros canales de forma independiente.
Ajustes › Bandeja de entrada › Canal (WhatsApp, Instagram…) › Ajustes del canal › Notas de cierre al resolver
Atención: Esta configuración es independiente por canal. Si quieres activarla en WhatsApp e Instagram, debes configurarla en cada canal por separado.
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Ingresa a Ajustes → Bandeja de entrada.
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Elige el canal donde deseas activar la función.
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Haz clic en Ajustes dentro del canal.
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Ve a la sección Notas de cierre al resolver y activa la opción.
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Haz clic en Actualizar para guardar los cambios.
Configuración del resumen de conversación
Elige entre resumen automático con IA o registro manual.
Una vez activadas las notas de cierre, puedes definir cómo se generará el resumen del chat. Hay dos opciones según el tipo de operación:
🤖 Resumen con IA
El sistema analiza y genera el resumen automáticamente. Recomendado para:
Equipos con alto volumen de conversaciones Operaciones que buscan eficiencia y rapidez Procesos sin necesidad de personalización detallada
✍️ Resumen manual
El agente redacta el resumen manualmente. Recomendado para:
Procesos comerciales o consultivos Casos donde se requiere precisión en la información Equipos con seguimiento personalizado
Antes y después de activar
Cómo cambia el flujo al resolver una conversación.
Antes de activar
El agente hace clic en Resolver La conversación se cierra inmediatamente No se solicita información adicional
Después de activar
El agente hace clic en Resolver Se abre una ventana de cierre Se solicita el motivo de cierre (etiqueta) Se solicita el resumen de la conversación
¿Cómo utilizar las notas de cierre?
El flujo operativo una vez activada la funcionalidad.
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Accede a una conversación activa.
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Haz clic en Resolver.
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Se abrirá la ventana Cerrar conversación.
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Selecciona el motivo de cierre con una etiqueta que represente el resultado.
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Registra el resumen: manualmente o generado por IA según tu configuración.
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Haz clic en Resolver para completar el proceso.
💡 Ejemplo práctico
Motivo No responde
Resumen El cliente dejó de responder luego de solicitar información sobre el producto.
Tipos y personalización de etiquetas
Adapta las etiquetas según el modelo de negocio de tu operación.
El sistema incluye etiquetas predefinidas que puedes ampliar según las necesidades de tu equipo. Cuantas más específicas sean, mejor será el análisis posterior.
Etiquetas predefinidas
Venta realizada No responde Interesado Resuelto por el sistema
Ejemplos de etiquetas personalizadas
Cliente potencial Requiere seguimiento Consulta resuelta Reclamo atendido
Tip: Para añadir etiquetas personalizadas ve a Ajustes → Atributos personalizados → Conversación → Estado de conversación y agrega los valores que necesites.
Buenas prácticas y recomendaciones
Para aprovechar al máximo esta funcionalidad.
Define un catálogo claro de etiquetas y comunícalo a todo el equipo antes de activar la función. Capacita a tu equipo en el uso correcto de motivos y resúmenes para garantizar consistencia. Mantén resúmenes breves pero informativos — enfocados en el resultado, no en el detalle de toda la conversación. Usa IA en operaciones de alto volumen para ahorrar tiempo sin sacrificar trazabilidad. Configura las notas en todos los canales activos para tener consistencia en toda la operación. Revisa periódicamente los cierres para detectar oportunidades de mejora en la atención.